PROTOCOLLO PER LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI E IRREGOLARITÀ (WHISTLEBLOWING) ai sensi del D.lgs 24/2023

1. INTRODUZIONE

Il presente protocollo intende disciplinare le modalità di segnalazione degli illeciti ex D.lgs. 24/2023, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Il presente documento viene integralmente letto, condiviso, approvato e sottoscritto dalla Direzione Aziendale del Centro Medico CEMS S.r.l. in data 17/12/2023.

Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono un rapporto giuridico in una delle forme di cui all’articolo 3, commi 3 o 4 del Dlgs 24/2023.

2. SOGGETTI LEGITTIMATI ALL’INVIO DI SEGNALAZIONI

Il D.Lgs n. 24/23, in recepimento della Direttiva UE 2019/1937 in materia di whistleblowing intende disciplinare “la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”. Sono soggetti attivi legittimati a procedere alle segnalazioni:

  • i lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori il cui rapporto di lavoro è disciplinato dal decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, o dall’articolo 54-bis del decreto-legge 24 aprile 2017, n.50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
  • i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge 22 maggio 2017 n. 81, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’articolo 409 del codice di procedura civile e all’articolo 2 del decreto legislativo n. 81 del 2015;
  • i lavoratori o i collaboratori;
  • i liberi professionisti e i consulenti;
  • i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria opera professionale;
  • gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso soggetti del settore pubblico o del settore privato.

3. SCOPO E FINALITA’ DEL PROTOCOLLO

Tenuto conto che la finalità ultima dell’impianto whistleblowing è quello di garantire “la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in nel contesto lavorativo”, il presente documento stabilisce le modalità individuate da CEMS S.r.l. per consentire ai soggetti di cui al paragrafo 2 di segnalare, con le dovute garanzie, gli eventuali illeciti ed irregolarità di cui dovessero venire a conoscenza nell’ambito lavorativo. A tal proposito lo scrivente ente ha individuato i seguenti canali di comunicazione:

  • Canale di comunicazione interna, nell’ambito del processo lavorativo;
  • Canali di comunicazione esterno (ANAC).

Si ricorda altresì che i segnalanti possono optare per una divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone) e/o la denuncia all’Autorità giudiziaria. Le modalità di elezione della migliore procedura sono indicate nel D.Lgs n. 24/23, a cui si rimanda, riassunti al paragrafo 5 del presente protocollo.

4. OGGETTO E CONTENUTO DELLA SEGNALAZIONE

Potranno essere oggetto di segnalazione da parte dei soggetti indicati al punto 2, comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità di CEMS S.r.l, e che si traducano in:

  • illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione  del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti;  sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza  degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione  dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti  e dei sistemi informativi;
  • atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
  • atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
  • atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

5. MODALITA’ E DESTINATARI DELLA SEGNALAZIONE

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica. Si ricorda che il segnalante è responsabilizzato ad avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell’ambito della sopracitata normativa.

5.1. Segnalazione interna.

La segnalazione interna è affidata ad uno specifico ufficio opportunamente formato nella materia in oggetto, identificato come Responsabile whistleblowing. La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità:

  1. A mezzo della piattaforma Whistlebase, accessibile da qualsiasi dispositivo al link https://app.whistlebase.com/9Kvzu_41foGXA0a6_iPoY in grado di garantire tanto la riservatezza della comunicazione, quanto la possibilità dell’anonimato, per mezzo delle specifiche tecniche del gestore NS12 S.p.A. Codice Fiscale, P.Iva 07501650639;
  2. mediante invio, all’indirizzo di posta elettronica wbcems@nord-consulting.it anche mediante modulo di segnalazione. In tal caso, l’identità del segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile del procedimento, unico autorizzato alla gestione del canale, che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge (art. 12 Dlgs 24/23). Eventuali soggetti terzi appartenenti all’Ufficio saranno nominati responsabili del trattamento ex art. 29 Reg. Ue 679/2016;
  3. a mezzo del servizio postale o brevi manu. In tal caso, per poter usufruire della garanzia della riservatezza, è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “All’attenzione del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza riservata/personale”.

5.2. Segnalazione esterna a mezzo del portale ANAC.

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno appositamente predisposto dall’Autorità Nazionale Anticorruzione e Trasparenza (ANAC) quando:

  • non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  • la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
  • la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il canale predisposto dall’ANAC, e la relativa procedura, è raggiungibile all’URL: https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

5.3. Divulgazione pubblica.

Si ricorda che ai sensi dell’art. 15 D.lgs 24/2023 è possibile procedere a segnalazioni pubbliche. I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

  • la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

6. ATTIVITA’ DI VERIFICA DELLA FONDATEZZA DELLA SEGNALAZIONE

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al Responsabile delle segnalazioni di illeciti e irregolarità opportunamente incaricato dal Centro Medico CEMS S.r.l., che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, se del caso inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati. In particolare, il responsabile del procedimento:

  1. rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
  2. mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
  3. dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
  4. fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

A tal fine la tutela della riservatezza del segnalante è garantita durante tutta la procedura di verifica e successivamente, nei limiti previsti nella normativa vigente. In particolare:

  • l’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
  • la protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
  • la segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
  • la protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

E’ dato avviso alla persona segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi prevista, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, di cui al presente capo, quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

Si ricorda che le tutele di cui al paragrafo seguente non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

7. FORME DI TUTELA DEL SEGNALANTE (WHISTLEBLOWER)

7.1. Obblighi di riservatezza sull’identità dei segnalanti.

Ad eccezione del caso sopra illustrato in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, declinate nell’art. 12 del Dlgs 24/2023, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. In particolare:

  • L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni senza il consenso espresso della stessa persona segnalante;
  • La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Fermo restando quanto sopra indicato, si ricorda che:

  • L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
  • Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale;
  • Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.

L’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

  • vi sia il consenso espresso del segnalante;
  • la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

7.2. Divieto di discriminazione nei confronti del segnalante e dei terzi facilitatori.

Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia. La protezione si applica anche:

  • al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
  • alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
  • ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
  • agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Per misure discriminatorie si intendono qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato. Sono esempi di comportamenti ritorsivi: – il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; – la retrocessione di grado o la mancata promozione; il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la  modifica dell’orario di lavoro; la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; – le note di merito negative o le referenze negative; l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; – la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo  indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi  economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;  l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o  informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel  settore o nell’industria in futuro; la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; – l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

La gestione delle comunicazioni compete ad Anac che può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell’Ispettorato della funzione pubblica e dell’Ispettorato nazionale del lavoro. La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.

8. RESPONSABILITA’ DEL WHISTLEBLOWER

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.